Googleは電子メール、カレンダー、アドレス帳などクラウドベースのサービスを多数提供し、そのほとんどが無料なので活用している方も多いと思います。
これらのサービスはPCの前にいれば便利ですが、手元にPCが無い環境になると途方に暮れてしまいます。
たとえば、GoogleカレンダーはiPhoneとPCを接続した際にデータを同期することが出来ます。しかし、これはPCと同期したときのみ可能です。iPhoneに入れたカレンダーを、PC側に同期したり、他人と共有しているカレンダーの情報が更新されてもPCに接続したり、直接Webでカレンダーを見ない限り情報は更新されません。
これを解決する方法は当然ながらあります。
この方法はGoogle自身が提供しているサービスで解決可能です。日本ではあまり知られていませんが、この方法自体Googleが英語で解説していることもあるのでしょう。
英語で情報を読める方はGoogle Sync servicesのサイトをご覧ください。
URLは http://www.google.com/sync/ です。
ここにはiPhone、Android端末、Windows Mobile、BlackBerryなどのスマートフォンに加えWindowsパソコンやMacでの同期方法も解説されています。
一応日本語でiPhoneで同期する際の流れを解説すると、
iPhoneの設定画面で、メールやカレンダーの設定を選ぶ、アカウントの追加を選ぶ、Microsoft Exchangeを選ぶ。Exhangeを選ぶのはGoogle SyncがExhangeのプロトコルを使用しているため。
ここで、Serverはm.google.com、UsernameやパスワードはGoogleアカウントの物、Domainは空欄、Descriptionは自分で区別つくものを。
さらに同期したいサービスを選びます。ここではカレンダー
これで、このアカウントのカレンダーがiPhoneと同期できるようになります。
複数のカレンダーを使用している場合は、さらに設定が必要です。
iPhoneで m.google.com/sync にアクセスする
Googleアカウントを入力すると、未対応の端末と表示される場合は、下の方にある言語を変更を押して、英語などに変更する。
英語画面になるとカレンダーが選べるようになるので、ここで設定する。
さらに、同期をプッシュでやるのか、定期的に行うかは、先ほどのアカウント追加画面で、Fetch New Dataを選ぶと設定できるようになります。
電子手帳は1990年頃からありましたし、パソコンもノートパソコンやタブレットPCなど小型の製品を利用すれば様々なデータを持ち運べるようになりました。
しかし、本当の意味で紙の手帳がデジタル化され本格利用できるようになったのは、ネットのサービスが充実したここ数年です。
以前の電子手帳、PDAはスタンドアローンでアドレス帳、予定の管理をするのが基本でした。
今ではネットのサービスも利用し、様々な機器でスケジュールを参照できるようになり、他の利用者とコラボレーションするための機能も備わっており、紙の手帳では不可能な機能もあります。
特に使い勝手が向上しているのがスケジュール管理でしょう。
1990年後半からグループウェアなどが普及し、個人や複数人でのスケジュール管理が出来るようになりました。ソフトによりますが、グループウェアでのスケジュール管理はパソコンでしか操作できない物が多く、パソコンでのスケジュールを紙の手帳に書き写していた方も多かったと思います。
最近では、携帯端末からスケジュール管理、修正出来るようになりましたが、PDAに通信機能が付いたスマートフォンが普及したことで、この使い勝手もかなり向上しています。
電話番号などの連絡先は携帯電話に入れている方も多いようですが、それと同じように紙の手帳を使うのを止めてスケジュール管理はスマートフォンが使用できるサービスに統一した方も追いようです。
スケジュール管理にはいくつか種類があります。
会議など日程が決まった予定の管理と、To Doやタスクなどと言われる、やるべき事の管理です。
前者は日程や時間が決められている物で、後者は時間の管理よりも、やることを忘れないようにするような管理です。
前者は紙の手帳でもデジタル化しても使い勝手に大差はありませんが、後者は紙の手帳では出来ない優先順位の変更、終了やキャンセルの管理しても並べ替えが自動で行われるためデジタル化のメリットを十分うけられます。
スケジュール系の管理はデジタル化が容易で、既に多く使われていますが、メモやアイデアなどの管理についてはデジタル化がなかなか難しい分野です。
紙に書くノートをデジタル化するソフトはいくつかありますが、文章としてメモすることは得意でも、紙の好きな場所にアイデアを書き込み、膨らますというような用途で利用する目的には今のところデジタル化は向いていません。
例えばマインドマップを書くためのソフトはありますが、単純に書くだけなら紙に手書きした方が手っ取り早いですし、タッチパネルを搭載したタブレットPCやiPhone用のアイデア管理ソフトはいくつかある物の、使い勝手などの面で、まだまだ紙には勝てません。
今のところスケジュールややることの管理はデジタル化するメリットは非常に高いと言えます。
アイデアなどのメモを書き込むデジタル化は、単に文書を書くだけならいくつか便利なソフトはありますが、どちらかといえばまだまだ使い勝手の向上が求められる分野です。無理して使うことはないでしょう。
