時代遅れのFAXはもう捨てように書いたように、FAXは旧世代のコミュニケーションツールとなってしまいました。今のところ、紙に書いた物を何らかの形で送信するのに、(既に設備が整っているなら)FAXで送信するのは手っ取り早い手段なことは確かです。
実際に、まだFAXはあと数年は必要と考える方も多いようですが、そんなかたはあと数十年使い続けるのかもしれません。
はっきり言ってFAXを前提とした業務は今すぐにでも止めてしまった方が、送る方、送られる方にもメリットがあります。
FAXが不便なところ
FAXの機械がなければ送受信できない
常に、事務所にいて、いつでも送受信できればいのですが、家に帰ったり、出張したりするのが普通でしょう。
誰もいない事務所にFAXを送られてもその情報が見られることはありません。また、送信する際にもFAXの実機がなければ送信できません。
紙が送られるだけ
FAXを受信した方は紙が送られるだけですが、それが複数人を対象とした物の場合などに受け取り側でなんらかの対処をしなければなりません。
例えば、受け取った方が掲示板などに掲示したり、コピーして該当者に渡すなど。送信した方は簡単でも受け取り側に迷惑がかかります。
また、紙が送られるだけなので、来たかどうかの判断も出来ません。例えば、事務所などでそれとは関係のない誰かが間違えてその紙を持ち去ってしまったら、関係者がその情報にアクセスする手段が絶たれてしまいます。
FAXが不調なら送られない
FAX受信側、送信側どちらでもこの機会が不調なら送受信できません。
例えば、話し中になった場合、何らかの原因でFAX機が応答しなかった場合、紙づまりなどでうまく受信できなかったり。いくつものトラブルが考えられます。
他にもありますが、ペーパーレスを目指している会社も多くなっており、そのような会社から見るとFAXを使用していると言うだけで、前世代の古い会社だというイメージを持たれてしまうこともあるでしょう。
FAXの代替え手段で、より情報を活用できる方法はたくさんありますので、今すぐにでもFAXを使うのは止めてはいかがでしょうか?
